work online&work anywhere,远程在线办公如何改变未来 | 睿和研究

作者:周伟来源:地产资管网

    


目录


1
居家办公——在线办公初体验
2
打开的潘多拉魔盒——在线办公如何改变工作方式和工作空间?
a.灵活办公空间快速发展
b.推动逆城市化浪潮
c.线下办公室的设计理念变革 
3
物理办公空间颠覆式变革已然到来
a.远程在线办公必然导致联合办公空间的衰落吗?
b.酒店空间的共享办公革命
c.书店:可阅读的共享空间
d.咖啡馆:有情调、可遐想的办公空间




4
现实与理想的距离:远程在线办公是可持续的趋势吗? 


   

还在持续的新冠肺炎疫情让国人线下工作陷入瘫痪,随之而来的是全国范围内远程在线办公方式的兴起。在线办公实现了真正的共享办公,预计也近一步推动物理办公空间的变革,让办公空间的概念更为模糊,从传统写字楼、联合办公空间,到酒店大堂、书店、咖啡馆、客厅,切空间都可能成为办公室,而你只需要一台电脑,甚至只是一部智能手机。


    


01

居家办公——在线办公初体验


曾经,我们梦想在家工作,疫情提前给了一场未来办公方式——居家办公的短暂新体验。据阿里旗下在线办公平台钉钉数据显示,2月3日春节返工第一天,全国上千万家企业、近2亿人开启在家办公模式,疫情让远程办公成为了这一阶段的刚需。大众对其评价却评价不一,但在很多工作者眼中是“看上去很美”。


国内在线办公体验者评价不一


不同职级人员对居家办公利弊评价呈现差异。艾媒咨询调查数据显示,40.0%受访基层员工认为居家办公利大于弊,很自由,幸福指数有很大提升,40.9%受访中层管理者认为居家办公利弊相当,42.9%受访高管/负责人认为居家办公大于利。


    

(来源:艾媒咨询


调查数据显示,在居家办公者的办公效率方面:34.7%受访者认为其效率较单位工作期间有所提升,39.0%受访者表示居家办公与单位办公效率无差,26.3%受访者透露其居家办公效率较单位办公期间下降。


    

(来源:艾媒咨询


但是,如果将效率水平与居家办公时长对比看,可能呈反向,工作效率的提升几乎是以工作时间的延长为代价的。


数据显示,与在单位办公相比,41.1%居家办公受访者日均办公时长延长,34.7%居家办公受访者表示日均时长保持不变,居家办公日均时长缩短的受访者仅占24.2%。从具体变化幅度来看,多数人时长变化幅度控制30%以内。


    

(来源:艾媒咨询


显然从艾媒咨询调查看,居家办公对工作者的吸引力和对效率的提升并没有大家想象中的那么大。基层员工认为居家办公更有利,但是企业管理者却认为居家办公弊端更明显。


但全民居家办公的体验在更多工作者心中埋下了一颗种子,即便疫情过去,它也要来了。


国外对远程办公的深入研究


远程办公的支持者称,远程办公能缩短通勤时间,降低交通、停车和服装成本,避免受办公室嘈杂环境的影响,提高工作效率,更好地平衡工作和家庭的需求。


初步研究发现,远程办公可以提高生产率并降低员工流动率。


《哈佛商业评论》2019年对美国专利和贸易局工作人员进行的一项研究发现,在过渡到远程办公后,他们的产出增加了4.4%,而重写专利的情况没有显著增加。


同时,斯坦福大学对一家拥有16,000名员工的中国旅行社研究发现,远程办公提高了员工的满意度,并帮助该机构将员工流失率降低到原来的一半。


    


当然,远程办公也存在一些潜在弊端。


反对者表示,远程办公会因家庭琐事干扰,无法将工作和生活分开,导致沟通不顺畅、工作推进速度较慢。从某种程度上看,面对面完整正确的信息传递和沟通是非常有必要的。


对于企业主们来说,远程办公让他们对员工的监督力下降。此外,远程办公让建立和维持公司文化变得艰难。美国社交媒体管理公司Buffer的一项调查指出,远程工作最常见的弊端是无法离线(unplug),孤独和难以协作。


远程在线办公的另一个主要问题来自于网络安全。


2019年,Zoom的用户发现黑客能利用该服务访问受害者的网络摄像头,并秘密监视他们。在国内,据环球网从网络安全公司微步在线获悉,从1月下旬开始,微步在线就监测发现了多个可疑文件。


这些可疑文件有的是模仿政府工作文件命名的表格如“基层党组织和党员防空疫情重大事项日报表”,并且打着“防疫”的口号或“中医药秘方”为标题的内容。据微步在线的技术人员称,这些都是网络攻击的诱饵文件。


    


北路易斯安纳大学Santosh S. Venkatraman深入研究了远程办公的优缺点。


         

(来源:Santosh S. Venkatraman的论文,Telecommuting: A new business work style,1994)


看来,无论国内还是国外,无论民间还是学术圈,远程办公的利弊得失都不是一两句话能说清楚的,但这并不妨碍远程办公模式的兴起和扩散。


工作者们似乎已经很难完全回归到格子间的办公室去了。社交媒体管理公司Buffer 在其“远程工作状态”调查中发现,99%的远程工作者希望在剩余的职业生涯中至少部分时间继续进行远程工作,而95%的人会推荐给其他人。


02

打开的潘多拉魔盒——

在线办公如何改变工作方式和工作空间?


远程在线办公的日益普及正在重塑人们的工作方式、工作方法和工作沟通方式,甚至工作时间。更重要的是,它还与人口从大城市向人口稀少地区的转移有关,并且在空间的设计方式和位置方面都在颠覆商业房地产领域。


灵活办公空间快速发展


远程在线办公解除了传统写字楼办公室的限制,让人们有了更多办公空间的选择。不必每天乘坐拥挤的地铁,急急忙忙地赶到位于传统写字楼的办公室,打完卡,坐到工位开始一天的工作。反而,可以选择在家里、咖啡馆、书店、图书馆,甚至于海边开始快乐的工作。


基于此,远程办公在一定程度上缩短办公人群的通勤时间,缓解城市交通状况,导致线下办公室的出勤率下降,但收获的是看不见的环境效益和健康效益。


毕竟,办公室办公的工作方式已经开始产生一些问题。比如,北京地铁一天的运客量超1000万,早高峰一小时内运送16%,即超过160万,拥挤程度可想而知。


更为严重的是这种工作状态带来的心理疾病。2017年,剑桥大学等机构对3.4万余名上班族展开的联合调查中,通勤在1小时以上的上班族,抑郁几率高出平均水平33%。


推动逆城市化浪潮


远程办公或有助于扭转人口向核心城市单向流入的趋势,这种影响将是长期和深远的。


核心城市房价高、生活费用高,交通拥挤一直是上班族心中不愿提及的痛。远程办公提供了在一线城市上班、在二三线城市或小城镇生活的可能。美国城市人口变化或能够让我们看到这种趋向。


    


《华盛顿邮报》记者克里斯托弗·英格拉汉姆( Christopher Ingraham)2019年的新书《If You Lived Here You'd Be Home By Now: Why We Traded the Commuting Life for a Little House on the Prairie》,讲述了远程工作如何使他离开巴尔的摩市区前往明尼苏达州的小镇。“我每天上下班三个小时,没有时间,没有钱,没有空间,并试图弄清楚该怎么做。” 搬到明尼苏达州,他的抵押贷款减少了一半。


线下办公室的设计理念变革


远程办公对人的吸引力在于那种轻松自由的办公环境。从办公室进化史我们可以看到,从家庭作坊,到工厂,到隔间,办公室的形态一直在改变。远程办公也正在推动着办公室的设计向更为民主和开放的方向发展,并将产生深远的影响。


03

物理办公空间颠覆式变革已然到来


远程办公让工作越来越与内容联系在一起,而不是与物理空间联系在一起。在美国,越来越多的公司允许其员工在专门指定的区域之外工作。在中国,更为自由的办公空间陆续出现,并呈现出蓬勃生机。


远程在线办公

必然导致联合办公空间的衰落吗?


一般认为,远程在线办公方式会导致联合办公空间的衰落。市场不乏唱衰的声音,例如“在线办公毙了共享办公”。


和智库认为,这并不导致必然性。


美国远程办公技术越来越发达,采用远程办公的人口越来越多。2017年《美国劳动力远程办公状况报告》指出,390万美国劳动力至少有一半时间在家工作,比2005年增长了115%;美国一半以上的大城市里,远程办公者比通勤办公者更多。


与此同时,美国联合工作空间也保持了高速增长,并没有因在线办公技术的发展和远程办公者的增多而萎缩


    


相反,远程办公推动更为灵活的办公空间的发展和远程在线办公者人数的增加,这对联合办公空间来说有利。不利的是更多灵活办公空间的选择让联合办公空间的竞争者更多。同时,任何地方工作的形态也降低了联合办公空间的吸引力。


目前,联合办公空间是除传统写字楼之外最大的灵活办公场所。在很长时间内,这种格局将不会发生根本性改变。


但联合办公空间也利用远程办公模式的兴起,提高自身在多种灵活办公空间选择上的竞争力。例如,打造有家的氛围,有咖啡馆的环境,还有书店图书馆一样随手可取的阅读资料。


酒店空间的共享办公革命


如今,商务旅行者除了期望酒店提供高速Wi-Fi和安静的房间等基本设施外,还希望酒店提供一系列以服务为主导的协作办公空间。为了回应这种诉求,许多大型连锁酒店将酒店大堂改造成富有成效的、舒适的工作空间。


自从奥地利酒店Hotel Schani开创这一模式以来,酒店大堂的办公革命便越演越烈。

   

    


书店:可阅读的共享空间


中国是世界上书店总量最多的国家。数据显示,2019年中国书店总量有70000多家,遥遥领先于第二名印度的21800家。


书店已经开始探索如何对书店空间更有效的利用。在书店里开辟办公空间,增加与办公相关的服务和内容是有利的尝试。


事实上,书店与工作空间的联系越来越紧密,有些书店直接开在办公空间内。走进位于北京大望路阳光100的优客工场,最先映入眼帘的是一个书店。这就是“大庆朗读”为办公人群提供的灵魂的栖息地。这种“书店+联合办公”的组合,也是优客工场创始人毛大庆的答案。


咖啡馆:有情调、可遐想的办公空间


另一个流行趋势是将传统工位换成咖啡馆的座位来建立“无处不在的办公室”。一项研究显示,咖啡馆是数量最多的工作学习类第三空间。


在咖啡馆工作的优势在于,烘培咖啡的气味将使人精神焕发,并激发工作效率。精美陈设的布局,美味的咖啡和糕点增加了舒适积极的体验。与在家工作相比,沉迷于工作氛围变得不那么难,只需要补充咖啡就好。而在家工作如果遇上或吵闹的邻居会是很烦的一件事。咖啡馆还是非常理想的社交场所,高品质咖啡的那股甘甜与醇香会让人心情放松,交流起来也变得更容易。


在咖啡馆工作的弊端包括:不稳定或不安全的网络连接,去洗手间的时候需随时带好所有财物,个别时段拥挤的客流破坏安静的工作环境。大多数咖啡馆不提供电源插座等办公设备。


令咖啡馆经营者头疼的是,很多人买杯咖啡就呆上几个小时甚至一天,因而很多咖啡馆不再提供免费WiFi服务,或敦促顾客尽早离开。


比如,洛杉矶威尼斯社区玫瑰咖啡馆有300个座位,它拿出85-90个座位供来这里办公的顾客使用,同时在主餐厅实行禁用笔记本电脑的政策。


该咖啡馆规定,顾客必须提供邮箱地址才能免费登录使用两个小时Wi-Fi,邮箱地址将被纳入玫瑰咖啡馆的邮件列表。虽然断开后,顾客可以立即重新登录,但这个操作提醒他们,也许该再消费一下了。服务员会来回走动询问那些使用电子设备的顾客是否还需要点些什么。Wi-Fi服务在下午5点半停止,提醒顾客工作时间结束。


    

CoworkCafé咖啡馆,图片来源于网络)


现在,部分咖啡馆开始进行混业经营。CoworkCafé按会员制运作,为远程办公者提供必要的工作设施,大部分收入来自会员费收入。


台湾Coffee & Work

营业时间:10:00-22:00,平日 / 开放外带,白天仅限会员内用,19:00-22:00 开放非会员内用,周末及假日 / 开放内用及外带。会员方案:$1,000 / month,不限使用次数,饮品另计。


04

现实与理想的距离:

远程在线办公是可持续的趋势吗?


答案毫无疑问:是。远程办公的工作方式正在全球范围内扩展。


从全世界来看,远程办公在欧美国家普及率较高。招商证券的研究报告显示,截至2017年,美国超过八成企业引入了远程办公制度,已有3000万人在家中远程办公,占美国工作人口的16%-19%。数据显示至2017年,全世界已有24%的公司尤其是科技公司采用远程办公方式;到2020年,大约50%的科技公司将会有约29%的员工实现远程办公。


远程办公在中国普及率依然较低,但维持了一定的增速,未来还有巨大的渗透空间。据Global Workplace Analytics的调查数据显示,2005年中国仅有180万名远程办公员工,而到2014年,这一数据上升到360万,九年间年均复合增长为8%。


    

(来源:招商证券)


虎嗅APP2月3日在微博上发布了一项投票,话题为“你认为在线办公会成为趋势吗”。在3.5万参与者中,有1.5万人选择“会,只要证明办公效率一致,在家办公是双赢”,有近8000人选择“不会,有些工作沟通还是需要当面解决”,有1.1万人选择“分情况分行业讨论”。


未来,随着在线协作技术的发展,新一代办公人群对独立自由和轻松的办公环境的热爱,更友好的远程办公方式更受青睐。


远程办公会取代线下办公空间吗?

   

和智库给出我们的答案是,对于企业来说,远程在线办公是数字化办公转型的一次“机遇”,远程在线办公推动了了线下办公空间的革新。


《当疫情过后,“远程办公”命运几何?》一文用了“艾伦曲线”来分析不可取代的原因。1977年,麻省理工教授托马斯·艾伦在观察科学家和工程师的交流模式时发现,两张办公桌距离越远,他们就越没可能交流,若两张办公桌距离超过30米,他们定期交流的可能性接近于零。新技术再如何发展也不可能改变“艾伦曲线”。


科学家本·瓦贝尔就曾与IBM做过一项研究,他们发现同一办公室里的员工对于一个潜在问题平均要交流38次,而不同工作场地的员工遇到问题时交流只有8次,且越是相熟的人交流越密切。为什么会这样?一个不错的解释是“八分之一秒延迟”,在远程协作中,这道看似细弱的物理门槛,会让人与人之间不可名状的远程协作体验大打折扣。   

现代技术和数字化工作方式让人们不用去办公室也能完成很多工作。但是,人们越来越意识到,社会和工作场所中人与人之间的联系质量正在下降,孤独和孤立感正在上升。世界经济论坛在其《 2019年全球风险报告》中将技术视为孤独,社会孤立和同情心减少的主要原因,对社会产生广泛影响。


由于人类社交需要,远程办公不会完全取代物理办公空间,但是随着千禧一代劳动力的增长和其不受工作时间和空间限制的优势,却使物理办公空间的重要性大为减弱。